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「商品編號」小原則大受用,「編碼」這樣做就對了

您的報表呈現總是不如預期嗎?研究顯示70%以上企業最終發現是「編碼」出了問題,本篇將帶您破解編碼迷思,擺脫混亂報表。通常我們會使用資訊系統來幫助我們完成編碼建置,不論你想要編制商品編碼廠商編碼,甚至是物料儲位編碼通通適用,這些編碼資訊會在許多重要單據及報表呈現,因此只要掌握十大原則就能讓你快速完成編碼



一、反映分類
在規劃商品編碼方式時,將資料的分類納入編號中,以不同代碼表示不同的分類,這樣看到商品編號中的類別代碼就知道所屬分類了。(服飾分類多,編碼正確大大提升庫存與成本準確度)

二、反映順序
為了方便將資料做排序,可以在編碼時加入大小順序,這樣報表會比較容易閱讀和查找。

三、變動屬性不納入
例如客戶的地址可能會搬遷,因此編碼時不建議將地址納入編號中,避免後續需要修改的困擾。

四、具備彈性
大部分的資料都需要有可以再擴充的彈性,尤其是製造業原物料種類較多,所以最好規劃出有流水編號的編碼方式,滿足後續新資料的使用需求。

五、越短越好
在符合編碼原則的情況下,可以盡量減少編號的長度,會較容易記憶和提升效率。

六、避免暗示性的編碼
除了反應分類、順序之外,盡量不要將冗長的暗示性文字納入編號。

七、避免使用特殊符號
像「 * & ? $ @ # 」這類符號會增加輸入時的困擾,而「 , ; % _ | " ' 」符號通常是系統禁止編列的喔!

八、避免使用英文字母I、O
常讓人傻傻分不清的數字1、英文小寫l和大寫I,數字0和英文O,編碼原則就是最好避開這類字元以免混淆,改用其他容易辨別的字母代替。

九、同類的編碼長度應一致
使用相同的編碼長度,可以減少出錯,也更容易閱讀。

十、大中小分類+流水碼

第一項有提到編碼方式要能反映分類,如果像商品資料比較多,且有區分細項的類別,進行商品編號時就可以用不同的字母順位區分大、中、小類。例如「A 01 001 001」,其中A是大分類、01是中分類、001是小分類,而001是流水編號,這樣後續有新的資料時就能很快速的完成商品編號囉!

對於「編碼」有了基本的概念後就立即為您的商品或客戶建立專屬編號吧,如果還不了解也可以參考簡單圖解商品編碼原則,當您遇到困難時再回頭看看這篇文章與延伸閱讀,重新釐清遇到的困難,如此一定能夠將編碼規劃的清楚又簡單。(必看案例:Argent銀飾)

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