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B2小密技-查看資料建立人員和時間

「疑?為什麼會建立這張單子呢?」「這個地方好像打錯了,我該找誰確認?」

使用系統時,有時候為了釐清一些狀況,會需要知道是哪位使用者建立的單據,或有誰修改過資料,那雲端ERP B2系統是否有這樣的功能呢?

有的喔!只要一個快速鍵【CTRL+M】,就可以查看資料最初建立的人員和時間,以及最後一次修改的人員和時間。如果再搭配「工具」選單下的「異動紀錄精靈」,就能更進一步了解當時候的狀況囉。

所以,到底是怎麼看的呢?我們用調整單來看一下例子。


上圖是一張調整單,經辦人是04128,但經辦人可以在打單的時候手動修改,要怎麼看到真正建立這張單子的使用者是誰呢?很簡單!只要查出單子後按下鍵盤的【CTRL+M】,再拉到單據中最後一個欄位。


可以看到,剛剛原本單據的最後一個欄位是「備註」,按了【CTRL+M】之後,便多出了「建立者代號建立時間修改者代號修改時間」四個欄位。我們就可以看出來,雖然這張調整單的經辦人是04128,單據日期是2016/05/01,但這張單據實際是使用者DS在2016年5月17日建立,並在2017年1月2日做過最後一次修改。

如果想進一步瞭解當時情況,可以從「工具」選單中開啟「異動紀錄精靈」。

接著,輸入想查詢的日期區間,按下「重查」,就可以開出查詢當天的所有使用者異動記錄。

用剛剛在調整單查詢到的建立日期2016-05-17 09:47:06可以看到,當時候這張調整單是使用者DS在JADELIN這台電腦操作,先查詢了商品資料後,建立調整單,再查詢客戶資料和商品資料後,新增了一張銷貨單並存檔完成。因此有可能是要打銷貨單時發現數量不足,所以新增調整單做庫存開帳。

這樣我們就知道,當只看單據的建立/修改人員和日期,仍不足以喚起當時候打單者的記憶時,可以搭配異動紀錄的資料,推測當時候可能的原因和情況。雖然系統沒辦法記錄到每一個修改細節,但相信有這些小工具的幫忙,還是可以讓使用者了解大致的狀況,必要的時候還是可以派上用場的喔!

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